方針の表明
1. サヴィルズ・ジャパン株式会社、サヴィルズ・アセット・アドバイザリー株式会社、サヴィルズ・ジャパン・バリュエーション合同会社（以下、「サヴィルズ」といいます。）は、個人情報の保護を尊重し、日本の「個人情報の保護に関する法律」（以下、「法」といいます。）に基づくデータ保護の原則および規定を実施し、遵守することに尽力しています。
実践の表明
保有する個人データのカテゴリー
2. サヴィルズは以下のカテゴリーの個人データを保有しています。
•求職申込書、個人情報、学歴および資格、雇用履歴、給与および手当、社会保険、勤務条件、住宅および医療給付、休暇記録、研修および開発、評価レポート、行動および懲戒などの雇用関連の記録。
•所得申告や銀行口座詳細などの財務関連記録。
•事務管理機能に関連して収集された個人データ、データ対象者から提供され、サヴィルズへの問い合わせや苦情の処理に関連して収集された情報や記録などを含む一般的な管理記録。
•顧客の会員登録申し込み、取引、苦情、問い合わせ、公開情報、マーケティングキャンペーンなどの処理の過程で収集された個人データを含む顧客記録。
•当社からリサーチ、ニュース、その他の市場アップデートを受け取るために登録する場合、上記に加えて、お客様の勤務先分野とお客様が受け取りたいコンテンツの種類に関する詳細を収集します。
•個人データを含む管理記録やプログラム記録などのその他の記録。
個人データを保管する主な目的
3.個人データを保管する主な目的は次以下とおりです。
•雇用関連の記録は、配置や異動、研修やキャリア開発、業績評価や昇進、懲戒、福利厚生の提供など、さまざまな任命や人事管理の目的で保管されます。
•財務関連の記録は財務関連の機能のために保管されます
•一般管理記録は、さまざまなオフィス管理機能の実行、問い合わせや苦情への対応やフォローアップ措置の実施などを目的として保管されます。
•顧客記録は、顧客の会員登録申込、取引、苦情、問い合わせ等の処理の目的で保管されます。
•その他の記録は、物資や機器の調達、活動の組織化など、記録の性質に応じてさまざまな目的で保管されます。
上記を除き、サヴィルズによる個人情報の利用目的は以下の通りです。
①不動産管理事業に係る勧誘等の営業活動及び関連した契約締結等に係る事務手続等を行うため
②不動産賃貸事業のために行う勧誘等の営業活動及び関連した契約締結等に係る事務手続を行うため
③不動産売買の仲介事業のために行う勧誘等の営業活動及び関連した契約締結等に係る事務手続を行うため
④関連する金融商品取引業に係る勧誘等の営業活動及び関連した契約締結等に係る事務手続を行うため
⑤不動産賃貸の仲介事業のために行う勧誘等の営業活動及び関連した契約締結等に係る事務手続を行うため
⑥不動産鑑定業務及び関連した契約締結等に係る事務手続を行うため
⑦金銭の貸付及び金銭貸借の媒介業務及び関連した契約締結等に係る事務手続を行うため
⑧上記の各事業に付帯関連する業務を行うため
⑨上記の各事業に関する市場動向の調査、商品開発等の調査分析、アンケート調査等に利用するため
⑩当社グループの役員・従業員等の募集に対する採用選考のため
⑪当社グループの経営管理のため
⑫当社グループの義務の履行、権利の行使等のため
個人データの取り扱い方法
4.以下の(a)～(f)の実践は、サヴィルズが保有する個人データが日本の「個人情報の保護に関する法律」に定められたデータ保護の原則に従って取り扱われることを保証するために実施されます。
(a)個人データの収集
5. 個人データを収集する場合、サヴィルズは以下の事項を確認します。
iデータが収集される目的は合法であり、サヴィルズの機能または活動に直接関連していること。
ii徴収方法が案件の状況において合法かつ公正であること、及び
iii収集された個人データは、収集目的に対して必要ではあるが過剰なものではないこと。
6.サヴィルズがお客様から個人データを収集する場合、お客様には、収集日または収集前に適切な形式と方法で個人情報の収集に関する表明が提供されます。また以下の事項を確実にするために実行可能な措置が講じられます。
iデータ対象者は、データを提供することが義務であるか任意であるかを知らされ、義務である場合は、データを提供しなかった場合にどのような結果がもたらされるか通知されます。
iiデータ対象者は、個人データが使用される目的、データが転送または開示される可能性のある人物のクラス、データへのアクセスおよびデータの修正を要求するデータ主体の権利、およびそのような要求を行うことができる個人の連絡先の詳細について明示的に通知されます。
（b）個人データの正確性と保持
7. サヴィルズが収集し保管する個人データは、使用目的に応じて必要な範囲内で正確なものといたします。
8. サヴィルズは、サヴィルズが保有する個人データの種類、個人データの収集、使用、開示の目的、個人データの保管方法などが記載された個人データ目録を維持します。
9. 個人データは、その収集または使用の目的を達成するために必要な期間を超えて保持されることはありません。個人データの消去が法律で禁止されている場合、またはデータを消去しないことが公共の利益である場合を除き、不要になった個人データは消去されます。統計目的で個人データを保持する必要がある場合、当該データは匿名化され、関係する個人を特定できなくなります。
10. 個人データを含む記録の破棄は、必要に応じて、サヴィルズの記録管理ガイドラインと手順に従って実施されます。紙の記録の破棄は不可逆的な手段で行われ、電子記録は、削除または物理的破壊によって廃棄される前に、保存媒体から消去または破棄されます。
（ c ）個人データの利用
11. 収集されたすべての個人データは、サヴィルズの義務と責任の遂行に直接関連する目的にのみ使用・加工されます。収集された個人データは、サヴィルズの機能の遂行中、必要に応じて、ビジネスパートナー、ビジネス請負業者、サヴィルズグループ会社などの第三者に、グローバルに提供・共有される場合があります。関連する個人データは、法執行、起訴、または決定の再検討の目的で情報を受け取る権限を持つ他の組織に開示されることもあります。個人データが収集される際、データ対象者には個人データの譲渡先となる可能性のある先が通知されます
12.個人データが、データ収集目的以外の目的で使用される場合、関係するデータ対象者から、書面による明示的な事前の同意が求められます。データ対象者の同意を求める際には、( i ) データ対象者に提供される情報が明確に理解可能かつ判読可能であることや、(ii) データ対象者は書面で通知することで同意を留保したり後で同意を撤回したりする権利があることについて、確実にするために実行可能なすべての措置が講じられます。
（d）個人データのセキュリティ
13. サヴィルズは、関連するセキュリティ基準と規制を厳格に遵守しています。また、個人データが紛失、不正または偶発的なアクセス、使用、開示、変更、消去から保護されるように、セキュリティ対策を定期的に見直します。採用されているセキュリティ対策には、以下のものが含まれますが、これらに限定されません。
i「知る必要がある場合」に限定した個人データへのアクセスの制限。
iiサーバー、ユーザーのコンピューター、電子メッセージの送信などにおける個人データの保護に関するセキュリティ対策の定期的な見直しと強化。
iiiIT設備、会計・人事システム等のパスワードの定期的な変更。
ivストレージに移送されるすべてのバックアップストレージデバイスの暗号化。
v機密情報を保管するオフィスエリアへのスタッフの限定的なアクセス権。
vi電話による問い合わせ者に開示できるデータの種類、または開示できないデータの種類に関する明確なガイドラインのスタッフへの提供や、問い合わせ者の身元を確認するための適切な身元確認手続きの実施。
vii基本方針及び個人情報保護規程等を策定・整備した上で、個人情報の取扱いに関する責任者の設置。
viii個人情報について秘密保持に関する事項を社内規則に定めるとともに、個人情報を取り扱う機器の盗難紛失防止措置の実施、アクセス制御の実施等、技術面及び物理面において合理的な安全対策、予防措置の実施。
ix個人情報を取り扱う業務委託先及び従業者に対して適切な監督を実施、また外国において個人情報を取り扱う場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、適切な安全管理措置を実施。
（e）個人データに関する方針と慣行の透明性
14. プライバシーポリシーと実践については、サヴィルズのウェブサイトに記載されています。
（f）個人データへのアクセスおよび修正
15.サヴィルズは、法令に基づき、個人の自身の個人情報へのアクセスおよび修正の権利を認めます。それらの要求は、次の住所にあるデータ保護責任者に書面で提出する必要があります。
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サヴィルズ・ジャパン株式会社 コンプライアンス・オフィサー |
サヴィルズ・アセット・アドバイザリー株式会社（ 「 SAA 」 ） コンプライアンス室 |
サヴィルズ・ジャパン・バリュエーション合同会社 コンプライアンス・オフィサー |
SAAの認定個人情報保護団体
SAAは下記団体に加盟しており、下記団体では、加盟会社の個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談等をお受付しております。
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一般社団法人資産運用業協会事務局 |
16. データへのアクセスまたは修正のご要望を処理する際、サヴィルズはご要望者の身元を確認し、その人がデータへのアクセスまたは修正のご要望を行う法的権限を持つ人物であることを確認します。
17. サヴィルズは、データアクセスのご要望に応じるために必要な直接費用として料金を課すことがあります。サヴィルズは請求金額をご要望者に明確に通知します。
18. サヴィルズは、個人データアクセスまたは修正ご要望を記録する個人登録簿を維持します。
国際データ転送
19. お客様の個人情報は、適用される個人情報保護法令に従い、取得された法域外の地域へ移転され、又は当該地域からアクセスされる場合があります。提供する情報は、お名前、ご住所、電話番号の他、各事業に必要な項目に限ります。これらの国では、お客様の居住国の法律とは異なるデータ保護法が制定されている場合があり、各法域に対応するポリシーが適用されます（場合によっては、お客様の居住国の法律と同程度の保護が提供されない場合があります）。
20. 当社のウェブサイトサーバーは、Amazon Web Services, Inc.が提供する世界中のAmazon Web Servicesに設置され、当社のグループ会社、関連会社およびサードパーティのサービスプロバイダーは世界的に事業を展開しています。つまり、当社がお客様の個人データを収集する場合、これらの国のいずれかでそのデータを処理する可能性があります。
21. ただし、当社は本個人情報保護方針の表明に従ってお客様の個人情報を保護するための措置を講じます。お客様の個人情報の保護に関する詳細は、ここに記載されている連絡先までご連絡いただければご提供いたします。
インシデント報告と違反処理
22. 個人データの紛失や漏洩があった場合、またはサヴィルズが保有する個人データが侵害されたと信じる理由がある場合に備えて、インシデント報告および違反処理のためのメカニズムが設けられています。
継続的な監視とレビュー
当社は、関連するポリシーと実践を定期的に見直し、お客さまの個人情報を保護するため、または法令の改正に対応するために、これらを改定することがあります。また、個人情報を取扱う責任者は関連する研修を受講し、個人情報保護の規定の更新を継続します。
サヴィルズによるクッキーの使用
最終更新日: 3 July 2024
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